3. Änderung der Geschäftsordnung vom 16.06.2020

 

Aufgrund einer aktuellen Verletzung des Datenschutzrechts durch eine Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Jahr 2021 empfiehlt der Beauftragte des Kommunalunternehmen des Landkreises Würzburg bzgl. der Veröffentlichung von Niederschriften bzw. Mitteilungsblättern auf der gem. Internetseite bzw. über das RIS/BIS die Veröffentlichung aller Niederschriften im Bürger-/Ratsinformationssystem zu beenden, die älter als 1 Jahr sind.

 

Seitens der Verwaltung wird empfohlen, den § 35 wie folgt anzupassen:

 

(1) In die Niederschriften über öffentliche Sitzungen können alle Gemeindebürger und Gemeindebürgerinnen Einsicht nehmen; dasselbe gilt für auswärts wohnende Personen hinsichtlich ihres Grundbesitzes oder ihrer gewerblichen Niederlassungen im Gemeindegebiet (Art. 54 Abs. 3 Satz 2 GO). Die Niederschriften über öffentliche Sitzungen werden ab der Wahlperiode 2020 - 2026 zusätzlich digital zur Einsicht bereitgestellt. Bis zur Einführung des Bürgerinformationssystems sind sie auf der Homepage der Gemeinde Estenfeld hinterlegt. Die öffentlichen Niederschriften im Bürgerinformationssystem werden längstens für 12 Monate zur Verfügung gestellt.

 

(2) ¹Gemeinderatsmitglieder können jederzeit die Niederschriften über öffentliche und nichtöffentliche Sitzungen einsehen und sich Abschriften der in öffentlicher Sitzung gefassten Beschlüsse erteilen lassen (Art. 54 Abs. 3 Satz 1 GO). ²Abschriften von Beschlüssen, die in nichtöffentlicher Sitzung gefasst wurden, können sie verlangen, wenn die Gründe für die Geheimhaltung weggefallen sind (Art. 52 Abs. 3 i.V.m. Art. 54 Abs. 3 Satz 1 GO).

 

(3) ¹Niederschriften über öffentliche Sitzungen können den Gemeinderatsmitgliedern schriftlich oder im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt werden. ²Gleiches gilt für Beschlüsse, die in nichtöffentlicher Sitzung gefasst wurden, wenn die Gründe für die Geheimhaltung weggefallen sind.

 

(4) entfallen

 

(5) In Rechnungsprüfungsangelegenheiten können die Gemeinderatsmitglieder jederzeit die Berichte über die Prüfungen einsehen (Art. 102 Abs. 4 GO); Abschriften werden nicht erteilt.

 

 

 

BGMin Schraud fügt an, dass die Gemeinde für diese "Erstverletzung" gegen den Datenschutz verwarnt wurde. Bei weiteren Verstößen würde jedoch eine strengere Betrachtung erfolgen. Um die Gefahr der weiteren Verstöße für die Zukunft zu minimieren, empfiehlt der Datenschutzbeauftragte des KU`s, die Protokolle nach 12 Monaten aus dem BIS zu nehmen. Die Gemeinderäte haben über das RIS weiterhin Zugriff auf alle öffentlichen Protokolle. Die Bürgerinnen und Bürger haben jederzeit die Möglichkeit die öffentlichen Protokolle in der Verwaltung während der Öffnungszeiten einzusehen.

 

Das Gremium diskutiert rege, dass die öffentlichen Protokolle weiterhin für die Bürgerinnen und Bürger online einsehbar sein sollten, da nicht jeder die Möglichkeit hat, zu den Öffnungszeiten ins Rathaus zu kommen. Um zu vermeiden, dass es in den Protokollen, die aktuell hochgeladen waren, noch weitere Datenschutzverstöße gibt, wurden erstmal alle Protokolle aus dem RIS/BIS genommen. Im Gremium wird überlegt, die öffentlichen Protokolle bzgl. personenbezogener Daten zu prüfen und evtl. zu überarbeiten, um die öffentlichen Protokolle dann wieder im RIS/BIS zur Verfügung stellen zu können. Dies kann allerdings von der Verwaltung aufgrund der Personaldecke nicht übernommen werden, da die Mitarbeiter in der Verwaltung andere Hauptaufgaben haben. Für diese Arbeiten müsste ein Dritter bzw. ein Dienstleister beauftragt werden.  Aus dem Gremium wird darauf verwiesen, dass z. B. auch beim Landratsamt alle öffentlichen Protokolle über mehrere Jahre einsehbar seien, dies soll nochmal geprüft werden. Das Gremium spricht sich dafür aus, aktuell der Empfehlung des Datenschutzbeauftragten zu folgen und die öffentlichen Protokolle im BIS für nur 12 Monate zu veröffentlichen. Es soll jedoch nochmals mit dem Datenschutzbeauftragten des KU´s sowie dem Landratsamt besprochen und geprüft werden, welche Möglichkeiten es gibt, die öffentlichen Protokolle datenschutzkonform für alle Bürgerinnen und Bürger längerfristig zur Verfügung zu stellen.

 

 

Die Gemeinderat beschließt die 3. Änderung der Geschäftsordnung vom 16.06.2020 wie folgt:

(1) In die Niederschriften über öffentliche Sitzungen können alle Gemeindebürger und Gemeindebürgerinnen Einsicht nehmen; dasselbe gilt für auswärts wohnende Personen hinsichtlich ihres Grundbesitzes oder ihrer gewerblichen Niederlassungen im Gemeindegebiet (Art. 54 Abs. 3 Satz 2 GO). Die öffentlichen Niederschriften im Bürgerinformationssystem werden längstens für 12 Monate zur Verfügung gestellt.

 

(2) ¹Gemeinderatsmitglieder können jederzeit die Niederschriften über öffentliche und nichtöffentliche Sitzungen einsehen und sich Abschriften der in öffentlicher Sitzung gefassten Beschlüsse erteilen lassen (Art. 54 Abs. 3 Satz 1 GO). ²Abschriften von Beschlüssen, die in nichtöffentlicher Sitzung gefasst wurden, können sie verlangen, wenn die Gründe für die Geheimhaltung weggefallen sind (Art. 52 Abs. 3 i.V.m. Art. 54 Abs. 3 Satz 1 GO).

 

(3) ¹Niederschriften über öffentliche Sitzungen können den Gemeinderatsmitgliedern schriftlich oder im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt werden. ²Gleiches gilt für Beschlüsse, die in nichtöffentlicher Sitzung gefasst wurden, wenn die Gründe für die Geheimhaltung weggefallen sind.

 

 

GEMEINDE ESTENFELD

 

Estenfeld, 14.11.2023

 

 

 

Rosalinde Schraud

1. Bürgermeisterin