Bericht über die überörtliche Rechnungsprüfung der Jahresrechnungen 2014 mit 2020 der Gemeinde Estenfeld

 

Die Gemeinde Estenfeld wurde (mit Unterbrechungen) in der Zeit vom 03.07.2023 bis 28.11.2023 von der Staatlichen Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamt Würzburg geprüft. Die überörtliche Rechnungsprüfung umfasste den Zeitraum der Jahresrechnungen 2014 mit 2020.

 

Der Bericht enthält folgende Prüfungsfeststellungen:

 

Nach § 12 Abs. 1 Satz 1 KommHV-Kameralistik (Kommunalhaushaltsverordnung) sind bei kostenrechenden Einrichtungen im Verwaltungshaushalt auch angemessene Abschreibungen und eine angemessene Verzinsung des Anlagekapitals zu veranschlagen. Grundvoraussetzung zur Ermittlung der entsprechenden Beträge sind vollständig geführte Anlagenachweise. Diese wären zu vervollständigen.

 

              Stellungnahme der Verwaltung

              Mit der Fortführung der Vermögensbuchführung wurde für die gesamte Verwaltungsgemeinschaft Estenfeld ein externes Büro beauftragt. Aus Kapazitätsgründen war bisher eine Umsetzung nicht möglich. Die Nacherfassung der Anlagenachweise soll in diesem Jahr erfolgen.

 

Da die Kostendeckung im Berichtszeitraum im Durchschnitt unter 20% lag, sollten die Gebühren neu kalkuliert und über eine angemessene Anhebung der Grabgebühren beschlossen werden.

 

              Stellungnahme der Verwaltung

              Seitens der Verwaltung wird eine Neuberechnung der Friedhofsgebühren vorgenommen und dem Gremium zur Beschlussfassung vorgelegt.

 

Die Fristvorgaben der GO (siehe auch Nrn. 5.1, 6.1 und 6.2) wurden in allen Jahren und zum Teil gravierend überschritten.

 

              Stellungnahme der Verwaltung

              Die Jahresfrist nach Art. 103 Abs. 4 GO für die Durchführung der örtlichen Rechnungsprüfung wird beachtet. Die Aufarbeitung vergangener Rechnungsjahre ist abgeschlossen. Inzwischen wurden alle Rechnungsjahre bis einschließlich 2022 bereits örtlich geprüft, so dass die Fristvorgabe der GO eingehalten wird. Ebenso werden die gesetzlichen Vorgaben über die Feststellung und Entlastung nach Art. 102 Abs. 3 GO zukünftig beachtet. Die Erstellung der Jahresrechnung erfolgt seit dem Rechnungsjahr 2019 innerhalb der gesetzlichen Frist nach Art. 102 Abs. 2 GO.

 

TZ 4        Verbrauchsgebühren für Wasser und Abwasser

Das Ortsrecht stimmt mit dem Vollzug durch die Verwaltung nicht überein. Insoweit müssen die Gebührensatzungen geändert und mit der sachgerechten Verfahrensweise in Übereinstimmung gebracht werden.

 

              Stellungnahme der Verwaltung

              Die Beitrags- und Gebührensatzungen werden hinsichtlich der Anzahl der Vorauszahlungen und der Zahlungstermine an den tatsächlichen Vollzug angeglichen. Neben der Abrechnung zum Stichtag 31.12. werden Abschläge in Höhe eines Viertels der Jahresgebühr jeweils zum 15.05., 15.08., und 15.11. erhoben.  

 

              Belege der Jahre 2018 bis 2020 wurden in Stichproben überprüft, dabei lagen den Bescheiden regelmäßig die korrekten Pauschalsätze zugrunde. Bei drei im Juli 2020 an denselben Verursacher zeitgleich ergangenen Bescheiden für Leistungen der Feuerwehr Mühlhausen wurden für das Tragkraftspritzenfahrzeug TSF-W abweichend vom Pauschalverzeichnis höhere Gebührensätze abgerechnet. Für den Betroffenen ergaben sich dadurch Mehrkosten von insgesamt rund 257 €.

             

              Stellungnahme der Verwaltung

              Der Grund für die Verrechnung höherer Gebührensätze kann nicht mehr nachvollzogen werden, da der damals zuständige Mitarbeiter nicht mehr bei der Verwaltungsgemeinschaft beschäftigt ist. Zukünftig wird auf eine korrekte Berechnung der Pauschalsätze geachtet.

 

              Durch die Bildung von Haushaltseinnahmeresten und Haushaltsausgaberesten werden Ansätze des Haushaltsjahres auf das nachfolgende Jahr übertragen. Die Übertragung hat Auswirkungen auf das Soll-Ergebnis des Haushaltsjahres. Haushaltseinnahmereste wurden in Jahren 2014 bis 2017 wiederholt gebildet für geplante Einnahmen aus der Veräußerung von Grundstücken, u.a. bei den Baugebieten "Triebweg III" und "Kies IV". Nach dem kommunalen Haushaltsrecht ist die Bildung von Haushaltseinnahmeresten hierfür nicht zulässig.

             

              Stellungnahme der Verwaltung

              Die Bildung von Haushaltseinnahmeresten ist nach dem kommunalen Haushaltsrecht nur zulässig für Einnahmen aus Krediten, Zuweisungen und Zuschüssen für Investitionen sowie Beiträgen für Investitionen und ähnliche Entgelte. Bereits seit dem Haushaltsjahr 2018 wurden keine Haushaltseinnahmereste mehr für Grundstücksverkäufe gebildet und das Haushaltsrecht beachtet.

 

 

              Die Übertragung von Haushaltseinnahmeresten über mehr als ein Jahr widerspricht den Vorgaben des Haushaltsrechts aus § 79 Abs.2 Satz 2 KommHV-Kameralistik.

             

              Stellungnahme der Verwaltung

              Bisher wurden Haushaltseinnahmereste auch um mehr als ein Jahr übertragen, wenn die Einnahmen entgegen der Annahme nicht im Haushaltsjahr verbucht werden können. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Fördergelder aufgrund einer langen Prüfdauer der Abrechnungsunterlagen erst verspätet eingehen. Zukünftig werden diese Haushaltseinnahmereste in Abgang gebracht und im darauffolgenden Haushaltsjahr wieder veranschlagt.

 

              Der Beschluss vom 06.05.2014, TOP 5.2 ö.T. entspricht nicht der gesetzlichen Regelung in Art. 46 Abs.3 KWBG in der zu diesem Zeitpunkt geltenden Fassung. Die Änderungen der Grundgehälter der Besoldungsordnung A ab dem 01.05.2014 hätten prozentual auch auf die Dienstaufwandsentschädigung der 1. Bürgermeisterin übertragen werden müssen.

 

              Stellungnahme der Verwaltung

              Die Abrechnung der Dienstaufwandsentschädigung unterliegt der Verjährung von drei Jahren nach Art. 6 KWBG. Eine nachträgliche Berichtigung ist deshalb nicht mehr möglich. Seit Beginn der Wahlperiode 2020-2026 unterliegt die Dienstaufwandsentschädigung der Dynamisierung.  

 

              Bei Aus- und Fortbildungsreisen besteht ein Anspruch auf Erstattung von lediglich 75% der Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung sowie des Tagegeldes. Anträge müssen innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Ende der Dienstreise gestellt sein.

 

              Stellungnahme der Verwaltung

              Von der Verwaltung wurde inzwischen ein Formular für die Beantragung und Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen erstellt. Die korrekte Berechnung der Entschädigungen wird zukünftig beachtet. 

              Im Rahmen der Belegprüfung wurde festgestellt, dass vereinzelt in den Jahren 2019 und 2020 die 1. Bürgermeisterin verauslagte kleinere Beträge selbst angeordnet hat und den Betrag persönlich gegen Unterschrift entgegennahm. Dies widerspricht dem Grundsatz der Trennung von Anordnung und Vollzug.

 

              Stellungnahme der Verwaltung

              Mit Erlass der neuen Dienstanweisung der Verwaltungsgemeinschaft Estenfeld für das Finanz- und Rechnungswesen im Oktober 2022 wurde die Anordnungsbefugnis für Anordnungen mit einem Betrag unter 2.000 € auch der Kämmerin eingeräumt. Damit wird der Trennung zwischen Anordnung und Vollzug Rechnung getragen und die Zahlungen verauslagter Ausgaben müssen nicht vom stellvertretenden Bürgermeister angeordnet werden.

 

Der Gemeinderat nimmt vom Bericht der überörtlichen Rechnungsprüfung der Jahresrechnungen 2014 mit 2020 vollinhaltlich Kenntnis.

 

 

 

 

 

 

Der Gemeinderat nimmt von der TZ 1 Kenntnis. Die Verwaltung wird beauftragt die Vermögensbuchführung der Gemeinde zu vervollständigen.

 

 

 

 

 

Der Gemeinderat nimmt von der TZ 2 Kenntnis. Die Verwaltung wird beauftragt eine Neuberechnung der Friedhofsgebühren durchzuführen.

 

 

 

 

 

Der Gemeinderat nimmt von der TZ 3 Kenntnis. Die Fristvorgaben gemäß Art. 102 Abs. 2 GO, Art. 103 Abs. 4 GO und Art. 102 Abs. 3 GO sind zukünftig zu beachten.

 

 

 

 

 

Der Gemeinderat nimmt von der TZ 4 Kenntnis. Die Beitrags- und Gebührensatzungen der Wasserversorgungsanlage sowie der Entwässerungseinrichtung sind an den Vollzug anzugleichen.

 

 

 

Der Gemeinderat nimmt von der TZ 5 Kenntnis. Bei der Berechnung des Kostenersatzes für die Leistungen der gemeindlichen Feuerwehren sind zukünftig die in der Kostensatzung festgesetzten Pauschalsätze anzusetzen.

 

 

 

 

Beschluss 7:

 

Der Gemeinderat nimmt von der TZ 6 Kenntnis. Für Grundstücksverkäufe sind keine Haushaltseinnahmereste mehr zu bilden.

 

 

 

 

Der Gemeinderat nimmt von der TZ 7 Kenntnis. Haushaltseinnahmereste sind zukünftig nicht mehr über mehrere Jahre zu übertragen, sondern die Einnahmen im Zuge der Haushaltsplanaufstellung neu zu veranschlagen und die Haushaltsreste in dem der Haushaltsplanung vorangegangenen Haushaltsjahr in Abzug zu bringen.

 

 

 

 

 

 

 

Der Gemeinderat nimmt von der TZ 8 Kenntnis. Die Dynamisierung der Dienstaufwandsentschädigung erfolgt bereits seit Mai 2020.

 

 

Der Gemeinderat nimmt von der TZ 9 Kenntnis. Bei der Abrechnung von Reisekosten ist das BayRKG, insbesondere Art. 3 Abs. 5 BayRKG und Art. 24 Abs. 1 Satz 1 BayRKG zu beachten.

 

 

 

Der Gemeinderat nimmt von der TZ 10 Kenntnis. Im Anordnungswesen ist auf die Trennung zwischen Anordnung und Vollzug zu achten.